В 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3 для этого используется документ «Командировка». Он позволяет зарегистрировать отсутствие сотрудника, указать даты поездки и сформировать печатную форму приказа по унифицированной форме № Т-9. Если в командировку направляется несколько сотрудников, используется документ «Командировка группы» и печатная форма № Т-9а.
Когда нужно оформлять командировку
В командировку направляются сотрудники, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем. Срок поездки определяет работодатель с учетом объема служебного поручения, сложности задачи и других особенностей поездки. Направление сотрудника оформляется приказом по организации, а с самим приказом работник должен быть ознакомлен под подпись.
При этом служебное задание и командировочное удостоверение сейчас можно не оформлять. После возвращения из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы по расходам.
Предварительная настройка командировок в 1С:ЗУП
Перед тем как создавать документ, нужно убедиться, что в программе включен учет командировок. Настройка находится в разделе:
Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний → Учет отсутствий
Здесь должен быть установлен флажок «Командировки». Если организация оформляет внутрисменные командировки, дополнительно включается настройка «В том числе внутрисменные».
После включения настройки в программе становится доступен документ «Командировка», а также создается соответствующий вид начисления. Его желательно проверить, чтобы программа корректно учитывала отсутствие сотрудника и оплату периода командировки.
Как создать командировку на одного сотрудника
Для оформления поездки одного сотрудника нужно перейти в раздел:
Кадры → Командировки
или:
Главное → Все отсутствия сотрудников
Далее нажимается кнопка «Создать». В документе указывается месяц регистрации, организация, дата документа и сотрудник, который направляется в командировку.
На вкладке «Главное» заполняются даты начала и окончания командировки. Период указывается полностью, включая дни нахождения сотрудника в пути. Если командировка оформляется на неполный день, при включенной настройке внутрисменных командировок можно указать дату и количество часов отсутствия.
Также в документе можно выбрать способ оплаты длительной командировки, если она переходит на следующий месяц. Например, можно оплатить весь период сразу текущим документом или рассчитывать переходящий период вместе с авансом и зарплатой.
Что указать на вкладке «Стаж ПФР»
Если сотрудник направляется в местность с другими территориальными условиями, это может повлиять на учет стажа. Для таких случаев используется вкладка «Стаж ПФР».
Здесь можно установить флажок «На период командировки изменились территориальные условия» и указать нужные территориальные условия. Также при необходимости можно отметить, что период не включается в стаж для досрочного назначения пенсии.
Эта настройка нужна не всегда, но ее важно не пропустить, если командировка связана с особыми условиями труда или территориальными коэффициентами.
Данные для печатной формы приказа
На вкладке «Дополнительно» указываются сведения, которые нужны для печатной формы приказа: страна, город, организация назначения, основание поездки, цель командировки и другие данные.
Например, в качестве основания может быть указано «служебное задание», а в цели — конкретная рабочая задача: переговоры, обучение, демонстрация продукции, аудит подразделения или изучение рынка.
После заполнения документа нужно нажать «Провести».
Как сформировать приказ Т-9
Когда документ проведен, можно сформировать печатную форму приказа. Для этого используется кнопка:
Печать → Приказ о направлении в командировку (Т-9)
В приказе отражаются данные организации, номер и дата документа, ФИО сотрудника, подразделение, должность, место назначения, срок командировки, основание и подписи ответственных лиц.
Если в командировку направляют несколько сотрудников
Если нужно оформить поездку сразу для нескольких работников, используется документ «Командировка группы». Его можно создать в разделе командировок по кнопке «Создать Т-9а».
В табличной части указываются сотрудники, даты начала и окончания командировки, время в пути, место назначения, цель и источник финансирования. Если условия командировки похожи, строки удобно добавлять копированием.
После заполнения табличной части нужно оформить отсутствия по сотрудникам. Для этого используется ссылка «Оформить недостающие отсутствия». В результате программа создаст отдельные документы «Командировка» по каждому сотруднику.
Для печати общего приказа используется форма № Т-9а.
Итог
Оформление командировки в 1С:ЗУП позволяет не только зафиксировать отсутствие сотрудника, но и подготовить кадровые документы без ручного заполнения приказов. Для одного сотрудника используется документ «Командировка» и форма Т-9, для нескольких сотрудников — «Командировка группы» и форма Т-9а.
Главное — заранее включить учет командировок в настройках, корректно заполнить даты поездки, место назначения, цель и основание. Тогда программа сможет правильно отразить отсутствие сотрудника, сформировать приказ и подготовить данные для дальнейшего расчета зарплаты.
