Важно понимать: обязанность вести воинский учет распространяется на организации независимо от формы собственности. А вот индивидуальные предприниматели, даже если у них есть сотрудники, вести воинский учет работников не обязаны.
В программах 1С:Зарплата и управление персоналом 8 и 1С:Бухгалтерия 8 для этого предусмотрены специальные настройки. Они позволяют включить функционал воинского учета, назначить ответственного, заполнить сведения по должностям и сотрудникам, а также подготовить документы для постановки организации на учет в военном комиссариате.
Зачем включать воинский учет в 1С
Без включенных настроек воинского учета кадровику или бухгалтеру придется собирать данные вручную: проверять карточки сотрудников, документы воинского учета, адреса, должности, категории учета и сведения для отчетов.
После настройки в 1С появляется возможность вести данные централизованно. В карточке сотрудника можно заполнить сведения о воинской обязанности, военном билете, военкомате, категории запаса, составе, годности к военной службе и других данных. Это упрощает подготовку отчетности и снижает риск пропустить важные сведения.
Настройка воинского учета в 1С:Бухгалтерия 8
В 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0 сначала нужно включить соответствующую функциональность. Для этого перейдите в раздел:
Главное или Администрирование → Функциональность → Сотрудники
или:
Зарплата и кадры → Кадровый учет
Здесь необходимо установить флажок «Воинский учет». Этот флажок доступен, если в программе оформляются кадровые документы.
После этого нужно перейти в настройки воинского учета:
Кадры и зарплата → Настройки воинского учета
Здесь можно настроить, какие адреса будут использоваться при электронном обмене с военкоматами. По умолчанию программа может использовать адрес по прописке, адрес места проживания и адрес для информирования. Но если в отчетах нужно показывать только адрес по прописке, устанавливается флажок «Заполнить только адрес по прописке».
Также при необходимости включается флажок «Учитывать внешних совместителей», чтобы они попадали в документы электронного обмена с военкоматами.
Ответственный за ведение воинского учета
Следующий важный шаг — указать ответственное лицо за ведение воинского учета. В 1С:Бухгалтерии это делается в карточке организации:
Главное → Настройка → Организации → Подписи → Ответственные за подготовку отчетов
В этой форме указывается сотрудник, который отвечает за воинский учет. Эти данные затем используются в документах и отчетах.
Приказ и план работы по воинскому учету
Для постановки организации на воинский учет в военном комиссариате в 1С можно подготовить специальные документы:
- Приказ об организации воинского учета;
- План работы по осуществлению воинского учета.
В 1С:Бухгалтерии они доступны в разделе:
Зарплата и кадры → Приказы, планы, потребности
Приказ обычно оформляется при создании организации и далее ежегодно перед началом календарного года. План работы нужен для фиксации мероприятий по воинскому учету, которые организация должна выполнить в течение года.
Категории воинского учета в должностях
После общих настроек нужно заполнить сведения в карточках должностей. В 1С:Бухгалтерии это делается в разделе:
Зарплата и кадры → Должности
В карточке должности указывается категория воинского учета. Эти сведения используются при заполнении отчетов в военкомат. Например, можно указать, относится должность к руководителям, специалистам, рабочим или другим служащим.
Данные по сотруднику
Основной объем информации заполняется в карточке сотрудника. В 1С:Бухгалтерии нужно перейти:
Зарплата и кадры → Сотрудники → Воинский учет
В форме воинского учета можно заполнить отношение к воинской обязанности, сведения о военкомате, составе, категории запаса, ВУС, годности к военной службе, документе воинского учета и другие данные.
Также в этой форме можно формировать документы по сотруднику и смотреть историю ранее созданных документов воинского учета. При необходимости можно добавить документы, например военный билет, паспорт или водительское удостоверение.
Настройка воинского учета в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3 настройки выполняются похожим образом, но расположены в других разделах.
Сначала нужно перейти:
Настройка → Кадровый учет
Здесь устанавливается флажок «Ведется воинский учет». Если организация ведет бронирование граждан на период мобилизации и на военное время, дополнительно включается соответствующая настройка. Также можно настроить заполнение только адреса по прописке в документах электронного обмена и учет внешних совместителей.
Далее в карточке организации нужно указать ответственное лицо:
Настройка → Организации → Учетная политика и другие настройки → Ответственные лица
В поле «Ответственный за ВУР» выбирается сотрудник, уполномоченный вести воинский учет.
Документы воинского учета в 1С:ЗУП
В ЗУП также можно подготовить приказ об организации воинского учета и план работы. Для этого в карточке организации на вкладке «Учетная политика и другие настройки» используется ссылка «Воинский учет».
После этого нужно заполнить категории воинского учета в карточках должностей:
Настройки → Должности
А затем заполнить сведения по каждому сотруднику:
Кадры → Сотрудники → Воинский учет
В карточке сотрудника можно вести данные воинского учета в режиме «одного окна»: заполнять основные сведения, формировать документы, смотреть историю и прикреплять необходимые документы.
Итог
Настройка воинского учета в 1С помогает организации вести сведения по сотрудникам системно: включить нужный функционал, назначить ответственного, подготовить приказ и план работы, заполнить категории по должностям и данные по каждому сотруднику.
В 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:ЗУП логика похожая: сначала включается функционал воинского учета, затем заполняются настройки организации, должности и карточки сотрудников. После этого программа становится удобным инструментом для подготовки документов и контроля сведений, которые нужны для взаимодействия с военкоматом.
