И если раньше многие компании работали по привычной схеме — отдельно акт, отдельно товарная накладная, отдельно счет-фактура, — то теперь этот подход постепенно уходит в прошлое. Особенно для тех, кто уже использует ЭДО или планирует перейти на него в ближайшее время.
Что изменилось с 2026 года
Главное изменение касается именно электронного документооборота. С 1 января 2026 года прекращают действовать отдельные электронные форматы документа о передаче товаров при торговых операциях и документа о передаче результатов работ или услуг. ФНС прямо указывает, что основным официально признанным электронным документом в XML-формате становится универсальный передаточный документ — УПД. Его действующий формат 5.03 утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970.
Проще говоря, если компания обменивается документами через оператора ЭДО, ей нужно быть готовой работать именно с УПД. Это не просто «новая красивая форма», а переход к единому цифровому документу, который может объединять в себе функции первичного документа и счета-фактуры.
Почему УПД стал таким важным
УПД удобен тем, что закрывает сразу несколько задач. Он может использоваться как первичный документ, подтверждающий передачу товаров, работ или услуг. А если организация работает с НДС, УПД со статусом «1» одновременно выполняет роль счета-фактуры.
Для бизнеса это означает меньше документов, меньше ручного контроля и меньше риска, что акт ушел отдельно, счет-фактура отдельно, а бухгалтерия потом ищет, почему документы не совпадают.
Но есть и обратная сторона: если раньше в документообороте можно было жить на старых привычках, то в 2026 году придется проверить учетную систему, ЭДО, настройки 1С и готовность контрагентов.
Бумажный УПД и электронный УПД — не одно и то же
Здесь важно не запутаться. Когда говорят о «новой форме УПД в 2026 году», чаще всего имеют в виду именно электронный формат УПД, а не то, что всем срочно нужно заменить бумажный шаблон на абсолютно новый бланк.
Бумажный УПД по-прежнему используется как удобная форма первичного документа, но главные изменения 2026 года связаны с ЭДО. Компаниям, которые обмениваются документами электронно, нужно ориентироваться на формат УПД 5.03. ФНС также разъясняла, что на базе УПД можно оформлять акты и накладные в электронной форме, а сам формат является многофункциональным.
Что изменится для бухгалтера на практике
Для бухгалтера переход на УПД — это не просто замена названия документа. Нужно проверить, как в программе формируются реализации, акты, накладные и счета-фактуры.
Особое внимание стоит обратить на операции с авансами. В 2026 году в форме счета-фактуры появилась строка 5б, связанная с авансовыми счетами-фактурами. Она заполняется продавцом при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав в счет ранее полученной оплаты или частичной оплаты. Если авансовых счетов-фактур несколько, их реквизиты указываются через точку с запятой.
На практике это значит: если была предоплата, а потом отгрузка, учетная система должна корректно связать аванс, авансовый счет-фактуру и последующую реализацию. Иначе в УПД или счете-фактуре могут появиться ошибки, которые потом придется исправлять.
Что нужно проверить в 1С
Первое — обновлена ли конфигурация. Старые релизы могут не поддерживать актуальный формат УПД или заполнять документы не так, как требуется в 2026 году.
Второе — настроен ли электронный документооборот. Важно проверить оператора ЭДО, соглашения с контрагентами, маршруты отправки документов и формат выгрузки.
Третье — корректно ли оформляются авансы. Если компания часто работает по предоплате, нужно убедиться, что авансовые счета-фактуры создаются вовремя, а при отгрузке программа видит связь с ранее полученной оплатой.
Четвертое — готовы ли контрагенты. Даже если у вас всё настроено идеально, документ может «застрять», если партнер продолжает ждать старый формат акта или накладной.
Кому особенно важно перейти заранее
В первую очередь — компаниям, которые активно используют ЭДО: поставщикам, оптовикам, производственным предприятиям, организациям с большим количеством актов и накладных, а также тем, кто работает с сетями, маркетплейсами или крупными заказчиками.
Чем больше документов проходит через компанию, тем выше цена ошибки. Один неверно настроенный формат может превратиться в десятки неподписанных документов, задержку оплаты и ручную переписку с контрагентами.
Как подготовиться без спешки
Лучший сценарий — не ждать, пока документ не отправится в последний день месяца. Проверьте актуальность 1С, протестируйте отправку УПД через ЭДО, согласуйте формат с ключевыми контрагентами и отдельно проверьте операции с авансами.
Хорошая практика — выбрать несколько типовых операций: продажа товара, оказание услуги, работа с авансом, частичная отгрузка. По каждой операции сформировать УПД и проверить, как он выглядит в печатной форме и как уходит в электронном виде.
Итог
Новая история с УПД в 2026 году — это не просто очередное изменение в документах. Это шаг к более единому и прозрачному электронному документообороту. Вместо набора разрозненных документов бизнес постепенно переходит к одному универсальному формату, который закрывает и первичку, и счет-фактуру.
Для компаний это возможность упростить процессы. Но только при одном условии: если заранее обновить учетную систему, проверить настройки ЭДО и убедиться, что документы формируются правильно.
УПД в 2026 году — это уже не «можно попробовать». Для электронного обмена это новый рабочий стандарт, к которому лучше подготовиться сейчас, чем разбираться с ошибками в момент сдачи отчетности или оплаты от клиента.
