До обязательного перехода осталось меньше трех месяцев. Однако просто приобрести электронную подпись в конце августа будет недостаточно. В новом процессе одновременно участвуют отправитель, перевозчик, экспедитор и получатель груза. Если хотя бы один участник цепочки не готов, документы могут зависнуть, а приемка товара — задержаться.
Разберемся, кого затронут новые правила, как будет работать транспортный ЭДО и что необходимо проверить в 1С уже сейчас.
Какие документы станут электронными
С 1 сентября 2026 года в электронном виде нужно будет оформлять:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки на перевозку;
- поручения экспедитору;
- экспедиторские и складские расписки;
- транспортные железнодорожные накладные;
- грузовые накладные при воздушных перевозках.
Документы будут передаваться через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Напрямую подключаться к государственной системе компании не нужно. Обмен выполняется через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Компания формирует и подписывает документ в учетной системе или сервисе оператора, после чего оператор передает сведения другим участникам перевозки и в ГИС ЭПД.
Кого коснутся новые требования
Изменения затронут не только транспортные компании. Подготовиться нужно всем участникам коммерческой перевозки грузов:
- грузоотправителям;
- перевозчикам;
- экспедиторам;
- грузополучателям.
Даже если организация только получает товары и не заказывает перевозку самостоятельно, она участвует в оформлении электронной транспортной накладной. Получатель должен подтвердить приемку груза и подписать соответствующую часть электронного документа.
Поэтому считать транспортный ЭДО исключительно задачей водителя или перевозчика — ошибка. Внутри компании в процессе могут участвовать менеджер по закупкам, кладовщик, логист, бухгалтер и руководитель.
Как будет проходить перевозка
При бумажном документообороте водитель получает накладную, возит ее вместе с грузом, собирает подписи и затем возвращает оригиналы заказчику. Документы могут потеряться, испортиться или неделями находиться в пути.
В электронном процессе участники работают с одним документом. Грузоотправитель формирует сведения о грузе и перевозке, перевозчик принимает груз, водитель подтверждает необходимые этапы, а грузополучатель фиксирует приемку.
Изменения и подписи передаются через оператора ИС ЭПД. Участникам не нужно ждать возвращения бумажного оригинала, чтобы подтвердить выполнение перевозки и приступить к расчетам.
Бумажные документы сохранятся только в отдельных исключительных ситуациях, установленных Минтрансом. Например, специальные правила предусмотрены при отсутствии технической возможности из-за чрезвычайных обстоятельств. Рассчитывать на бумагу как на обычный запасной вариант после 1 сентября не стоит.
Что потребуется для перехода
Для работы с электронными перевозочными документами компании понадобится квалифицированная электронная подпись.
Руководитель организации или индивидуальный предприниматель использует собственную КЭП. Если документы подписывает сотрудник, ему потребуется сертификат электронной подписи физического лица и машиночитаемая доверенность, подтверждающая полномочия.
Затем нужно выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД и определить, где сотрудники будут работать с документами: в веб-сервисе оператора, мобильном приложении или непосредственно в 1С.
Также необходимо заранее распределить роли. Кто формирует транспортную накладную? Кто указывает водителя и автомобиль? Кто подписывает отправку? Кто подтверждает приемку на складе? Кто исправляет документ при расхождении?
Без ответов на эти вопросы даже технически подключенный ЭДО может превратиться в источник задержек.
Как транспортный ЭДО работает в 1С
Для пользователей программ 1С доступен сервис 1С-ЭПД. Он позволяет создавать, подписывать, отправлять и корректировать электронные перевозочные документы непосредственно в программе, без постоянного переключения между 1С и личным кабинетом стороннего сервиса.
В сервисе поддерживается работа с электронной транспортной накладной, путевым листом, заказом или заявкой на перевозку, сопроводительной ведомостью и другими утвержденными форматами для автомобильного транспорта.
Для запуска потребуется:
- Проверить, поддерживает ли установленная конфигурация и версия 1С работу с ЭПД.
- Обновить программу до актуального релиза.
- Подключить сервис 1С-ЭПД и настроить обмен.
- Подготовить электронные подписи и МЧД для сотрудников.
- Настроить права пользователей.
- Пригласить контрагентов к электронному обмену.
- Проверить работу водителей и складских сотрудников с мобильных устройств.
Особое внимание следует уделить нестандартным конфигурациям и доработанным документам. После подключения важно проверить, правильно ли в электронную накладную попадают данные организации, контрагента, груза, транспорта и водителя.
Почему не стоит откладывать до августа
Переход касается сразу нескольких компаний и подразделений. Даже если ваша 1С полностью готова, перевозчик или поставщик может продолжать работать на бумаге. Поэтому подключать контрагентов и тестировать реальные маршруты нужно заранее.
ФНС рекомендует начинать с ограниченного сценария: выбрать одного перевозчика, один маршрут или несколько поставок и провести весь процесс в электронном виде. Такой тест помогает обнаружить отсутствующую доверенность, неподходящую подпись, неверные права, ошибки заполнения и проблемы с мобильным доступом.
После успешной проверки можно постепенно подключать остальных перевозчиков, поставщиков и получателей.
Что проверить компании прямо сейчас
- Составьте список перевозочных документов, которыми пользуется организация. Определите сотрудников, участвующих в отправке и приемке грузов.
- Проверьте электронные подписи и подготовьте МЧД. Выберите оператора ИС ЭПД, обновите 1С и уточните возможность подключения 1С-ЭПД.
- Свяжитесь с основными перевозчиками и поставщиками: узнайте, какого оператора они используют и готовы ли проводить тестовые отправки.
- Обязательно протестируйте не только создание документа, но и весь маршрут: отправку, подписание перевозчиком, работу водителя, приемку получателем и исправление возможных ошибок.
Главное
С 1 сентября 2026 года транспортный ЭДО становится обязательной частью коммерческих грузоперевозок. Изменение касается не только перевозчиков, но и компаний, которые отправляют или получают товары.
Главный риск — оставить подготовку на последний момент. Подключение сервиса само по себе не решает задачу: необходимо настроить 1С, оформить подписи и доверенности, определить роли сотрудников, подключить контрагентов и проверить реальную перевозку.
Компания, которая начнет тестирование сейчас, сможет перейти на новые правила спокойно. Те, кто вспомнит о транспортном ЭДО в конце августа, рискуют столкнуться с задержками документов, приемки грузов и расчетов с перевозчиками.
