Компания может быть прибыльной на бумаге, но именно в нужный день денег на обязательные выплаты не хватает. Так возникает кассовый разрыв.
Чтобы не узнавать о нехватке средств из сообщения банка или звонка недовольного поставщика, в 1С можно использовать платежный календарь. Он показывает будущие поступления и выплаты по дням, рассчитывает прогнозный остаток и помогает заранее увидеть опасную дату.
Кассовый разрыв — это не обязательно убыток
Кассовый разрыв часто путают с убыточностью. Но это разные ситуации.
У компании могут быть хорошие продажи и прибыльные заказы, однако деньги от клиентов поступят только через неделю. Поставщику, сотрудникам, арендодателю и налоговой ждать при этом не всегда удобно.
Например:
- товар уже отгружен покупателю;
- оплату по договору ожидают через десять дней;
- поставщик требует оплатить новую партию завтра;
- через два дня нужно выплатить зарплату.
Доход у компании есть, но деньги и обязательства оказались разведены по разным датам. Именно эту проблему и помогает увидеть платежный календарь.
Что показывает платежный календарь
Платежный календарь — это оперативный план движения денег. В нем на каждый день или неделю отражаются:
- начальный остаток на банковских счетах и в кассах;
- ожидаемые поступления от покупателей;
- запланированные оплаты поставщикам;
- зарплата, аренда, налоги и другие расходы;
- перемещения между счетами и кассами;
- прогнозный остаток после всех операций.
Главный показатель — остаток на конец периода. Если после запланированных выплат он становится отрицательным, компания заранее видит предполагаемый кассовый разрыв.
Это дает время на решение. Можно ускорить оплату от покупателя, перенести менее срочный расход, договориться с поставщиком об отсрочке или переместить деньги с другого счета.
Практический пример
Предположим, в понедельник у компании есть 450 тысяч рублей.
В течение недели ожидаются поступления от покупателей, но одновременно запланированы зарплата, расчеты с поставщиками и налоги. К среде прогноз выглядит так:
- остаток на начало дня — 170 тысяч рублей;
- поступление от клиента — 150 тысяч;
- оплата поставщикам — 500 тысяч;
- остаток на конец дня — минус 180 тысяч рублей.
Компания видит проблему не в среду утром, когда платеж уже нужно отправлять, а заранее.
В такой ситуации руководитель может:
- Договориться с покупателем о более ранней оплате.
- Перенести часть оплаты поставщику на четверг.
- Разделить платеж на несколько частей.
- Использовать средства с другого расчетного счета.
- Перенести расход, который не влияет на текущую работу.
Платежный календарь не принимает решение за руководителя. Он показывает момент, когда решение еще можно принять спокойно.
Как включить платежный календарь в 1С
В «1С:УНФ» и «1С:Рознице» возможность включается в настройках программы:
Настройки → Еще больше возможностей → Деньги → Планирование → Платежный календарь.
Там же можно включить резервирование денег. Эта функция помогает заранее закрепить средства под обязательные выплаты, например налоги, зарплату или оплату стратегически важному поставщику.
После включения календаря нужно определить, откуда программа будет получать плановые данные.
Есть два основных варианта.
Планирование по заказам
Ожидаемые поступления можно указывать в заказах покупателей, а будущие выплаты — в заказах поставщикам.
Такой подход удобен, когда компания регулярно работает с заказами и условия оплаты известны заранее. В заказе можно указать одну дату платежа или разбить оплату на несколько этапов.
Например:
- 30% — предоплата;
- 50% — после отгрузки;
- 20% — через десять дней.
Эти суммы попадут в календарь на соответствующие даты.
Планирование отдельными документами
Для разовых операций используются документы планирования:
- «Поступление денег (план)»;
- «Заявка на расход денег»;
- «Перемещение денег».
Так можно запланировать аренду, налоги, разовую покупку оборудования, выплату займа или перевод денег между счетами.
Не забывайте о регулярных платежах
Многие расходы повторяются каждый месяц: аренда, интернет, связь, обслуживание оборудования, кредиты и коммунальные услуги.
Если вводить их вручную, какой-нибудь платеж рано или поздно забудут. В 1С регулярную выплату можно настроить один раз, указав сумму, периодичность и срок действия.
После этого запланированные выплаты будут автоматически появляться в календаре. Ответственный сотрудник сможет заранее увидеть, сколько денег потребуется в следующем месяце.
Регулярные платежи особенно полезны при планировании:
- аренды;
- кредитов и лизинга;
- коммунальных услуг;
- подписок и сервисов;
- обслуживания программ и оборудования.
Согласование расходов вместо оплаты «кто первый попросил»
Сам по себе календарь не поможет, если сотрудники создают платежи без правил, а бухгалтер оплачивает заявки в порядке поступления.
В 1С можно организовать согласование заявок на расход. Например:
- небольшие расходы утверждаются автоматически;
- заявки выше установленной суммы направляются руководителю;
- крупные платежи согласовываются финансовым директором.
Правила можно привязать к сумме, статье движения денежных средств, операции или автору заявки.
В результате бухгалтерия видит не просто список просьб оплатить счет, а утвержденный план. Руководитель понимает, какие расходы обязательны, какие можно перенести, а какие пока не согласованы.
Что можно изменить прямо в календаре
Платежный календарь в 1С — это не статичный отчет. В нем можно работать с плановыми операциями.
Если поставщик согласился подождать, платеж можно перенести на другую дату. Если деньги есть на другом счете, можно изменить источник оплаты или запланировать перемещение средств.
Из календаря также можно:
- создать новый плановый платеж;
- скопировать похожую операцию;
- утвердить или отклонить заявку;
- отменить платеж;
- изменить дату поступления;
- посмотреть документ, из которого появилась сумма.
Это позволяет моделировать разные сценарии и сразу видеть, как решение повлияет на остаток денег.
Почему календарь иногда показывает неправду
Платежный календарь полезен настолько, насколько достоверны внесенные в него данные.
Если менеджер указал поступление от клиента на пятницу, хотя покупатель постоянно задерживает оплату на неделю, прогноз будет слишком оптимистичным. Формально разрыва нет, а фактически он возникнет.
Другой пример: бухгалтерия знает о налогах и зарплате, но не внесла их в план. Календарь покажет свободные деньги, которых на самом деле нет.
Основные причины неточного прогноза:
- не внесены обязательные платежи;
- завышены ожидаемые поступления;
- устаревшие заявки не закрываются;
- платежи вводятся дважды;
- не указаны реальные сроки оплаты;
- часть операций ведется в таблицах вне 1С.
Поэтому данные нужно регулярно актуализировать, а за каждый вид поступлений и выплат назначить ответственного.
Как правильно начать работу
Не стоит пытаться сразу планировать все деньги компании на год вперед. Для оперативного контроля лучше начать с двух–четырех недель.
Практический порядок может быть таким:
- Включить платежный календарь в настройках.
- Проверить остатки на счетах и в кассах.
- Внести постоянные расходы.
- Добавить ожидаемые поступления от покупателей.
- Запланировать оплаты поставщикам.
- Распределить ответственность между сотрудниками.
- Проверять календарь ежедневно или несколько раз в неделю.
Когда процесс станет привычным, можно расширить горизонт планирования и связать платежный календарь с бюджетом движения денежных средств.
Платежный календарь и бюджет — не одно и то же
Платежный календарь отвечает на оперативный вопрос:
«Хватит ли нам денег на конкретную дату?»
Бюджет движения денежных средств помогает ответить на более долгосрочный вопрос:
«Сколько денег компания планирует получить и потратить за месяц, квартал или год?»
Бюджет задает общий финансовый план, а платежный календарь помогает управлять ежедневным исполнением этого плана.
Например, в бюджете на месяц может быть предусмотрена оплата поставщикам на 2 млн рублей. Календарь покажет, в какие дни нужно провести эти платежи и достаточно ли средств на каждом счете.
Пять правил, которые помогают избежать кассового разрыва
Первое — планировать не только расходы, но и реальные даты поступлений. Продажа еще не означает, что деньги уже доступны компании.
Второе — разделять обязательные и переносимые платежи. Налоги, зарплата и критические поставки должны иметь более высокий приоритет.
Третье — резервировать деньги. Если средства предназначены для важного платежа, их не следует случайно потратить на менее срочную заявку.
Четвертое — обновлять прогноз. Если покупатель перенес оплату или поставщик предоставил отсрочку, это нужно сразу отразить в календаре.
Пятое — проверять не только общий остаток. На одном счете деньги могут быть, а на другом, с которого проводится платеж, — отсутствовать. Поэтому важно анализировать данные по счетам и кассам.
Главное
Кассовый разрыв редко возникает внезапно. Чаще всего его признаки можно увидеть заранее, если собрать в одном месте будущие поступления, выплаты и остатки.
Платежный календарь в 1С превращает разрозненные заказы, заявки и ожидания сотрудников в понятный финансовый план. Руководитель видит опасные даты, бухгалтерия получает согласованный перечень платежей, а менеджеры отвечают за сроки поступлений от клиентов.
Главная ценность инструмента не в красивом отчете, а во времени, которое он дает бизнесу. Когда нехватка денег видна заранее, у компании есть возможность договориться, перенести платеж или изменить приоритеты — вместо того чтобы решать проблему в последний момент.
