Разберём, что изменилось и какие проверки нужно выполнить в 1С, чтобы отчёт не вернулся с ошибкой.
Что изменилось с 1 июля 2026 года
Главное изменение касается электронного формата представления ЕФС-1. СФР официально сообщил, что с 1 июля 2026 года приём сведений осуществляется по новой XSD-схеме. Старый формат после перехода может не пройти форматно-логический контроль фонда.
При этом важно различать два изменения:
- новая форма и порядок заполнения ЕФС-1 применяются в 2026 году на основании приказов СФР от 17 ноября 2025 года № 1462 и № 1463;
- с 1 июля 2026 года изменился именно электронный формат файла, который передаётся в Социальный фонд.
То есть визуально сформированный отчёт может выглядеть правильно, но при выгрузке из устаревшей версии 1С файл будет создан по прежней схеме. В результате СФР может не принять его.
Шаг 1. Проверьте версию программы 1С
Первое, что необходимо сделать, — убедиться, что в используемой конфигурации реализован новый формат ЕФС-1.
Например, поддержка формата, применяемого с 1 июля 2026 года, была добавлена в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 начиная с версии 3.1.34.295. В «1С:Бухгалтерии 8» соответствующие изменения включены в линейку релизов 3.0.201.
Посмотреть текущую версию программы можно через меню:
Сервис и настройки → О программе
Название раздела может немного отличаться в зависимости от конфигурации и интерфейса.
Если версия программы выпущена до реализации нового формата, базу необходимо обновить. Перед обновлением обязательно создайте резервную копию и проверьте работоспособность подключённых расширений, обменов и внешних обработок.
Особенно внимательно следует отнестись к обновлению, если:
- база давно не обновлялась;
- отчётность формируется в отдельной базе;
- кадровый учёт ведётся в ЗУП, а отправка выполняется из Бухгалтерии;
- используется изменённая конфигурация;
- отчёты передаются через стороннего оператора;
- в базе установлены расширения, изменяющие регламентированную отчётность.
Шаг 2. Обновите классификаторы и регламентированную отчётность
Иногда обновление платформы или конфигурации не означает, что все необходимые данные уже загружены.
В 1С следует проверить обновление:
- комплекта регламентированной отчётности;
- классификаторов;
- кодов выполняемых функций;
- производственного календаря;
- сведений о территориальных органах СФР;
- настроек электронного документооборота.
В программах 1С обновление классификаторов обычно выполняется автоматически через интернет-поддержку. Если база работает без доступа к интернету, данные могут потребовать ручной загрузки.
После обновления рекомендуется закрыть программу, повторно войти в базу и только после этого сформировать новый экземпляр ЕФС-1.
Не стоит отправлять отчёт, который был создан до обновления. Безопаснее сформировать его заново, поскольку старый экземпляр мог сохранить прежнюю структуру или неактуальные настройки.
Шаг 3. Проверьте сведения об организации
На титульном листе ЕФС-1 должны корректно заполняться регистрационные данные страхователя.
Проверьте в карточке организации:
- полное и сокращённое наименование;
- ИНН;
- КПП;
- регистрационный номер страхователя;
- код территориального органа СФР;
- юридический адрес;
- сведения о руководителе;
- данные подписанта;
- сведения о правопреемнике — при необходимости.
Особое внимание обратите на регистрационный номер в СФР. После объединения фондов и изменения регистрационных данных в некоторых базах могли сохраниться старые или дублирующиеся сведения.
Если в программе заведено несколько регистраций в налоговом органе или СФР, убедитесь, что в отчёте выбрана правильная регистрация.
Шаг 4. Проверьте данные сотрудников
Большинство ошибок ЕФС-1 связано не с самим отчётом, а с незаполненными или некорректными данными физических лиц.
Перед формированием отчёта проверьте:
- фамилию, имя и отчество;
- СНИЛС;
- ИНН;
- дату рождения;
- пол;
- гражданство;
- статус застрахованного лица;
- сведения о трудовом договоре;
- должность;
- подразделение;
- код выполняемой функции;
- условия труда;
- территориальные и особые условия.
Фамилия, имя и СНИЛС должны соответствовать сведениям, зарегистрированным в СФР. Лишний пробел, неверная буква или устаревшая фамилия после смены документов могут привести к отказу в приёме сведений по конкретному сотруднику.
Если сотрудник недавно изменил фамилию или получил новый документ, сначала необходимо актуализировать его данные в СФР, а затем исправить карточку физического лица в 1С.
Шаг 5. Проверьте кадровые документы
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 заполняется на основании кадровых документов. Поэтому до создания отчёта убедитесь, что все события зарегистрированы и проведены правильной датой.
Проверьте документы:
- «Приём на работу»;
- «Кадровый перевод»;
- «Увольнение»;
- «Изменение трудовой функции»;
- «Приостановление трудового договора»;
- «Возобновление трудового договора»;
- документы по договорам гражданско-правового характера;
- документы по внутреннему и внешнему совместительству.
Обратите внимание не только на дату документа, но и на дату кадрового мероприятия.
Например, приказ может быть оформлен 20 июля, а сотрудник принят на работу с 21 июля. Для отчётности важны обе даты, но они выполняют разные функции.
Для приёма, увольнения, приостановления и возобновления трудового договора сведения обычно передаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа. По другим кадровым мероприятиям подраздел 1.1 представляется не позднее 25-го числа следующего месяца.
Шаг 6. Проверьте код выполняемой функции
Код выполняемой функции — одна из наиболее частых причин ошибок при формировании ЕФС-1.
Код должен соответствовать фактической трудовой функции сотрудника и действующему классификатору занятий. Недостаточно выбрать код только по похожему названию должности.
Например, должность в штатном расписании может называться «менеджер», но код будет зависеть от того, чем именно занимается сотрудник:
- продажами;
- закупками;
- персоналом;
- логистикой;
- рекламой;
- управлением подразделением.
Проверьте код в карточке трудовой функции или должности штатного расписания. Если одна должность используется для сотрудников с разными обязанностями, может потребоваться создание нескольких трудовых функций.
После изменения кода необходимо проверить, требуется ли отражать это как отдельное кадровое мероприятие. Простое исправление справочника задним числом может привести к расхождению ранее отправленных и новых сведений.
Шаг 7. Проверьте договоры ГПХ
В ЕФС-1 отражаются не только сотрудники по трудовым договорам, но и физические лица, работающие по определённым договорам гражданско-правового характера.
Проверьте:
- дату начала договора;
- дату окончания договора;
- вид договора;
- предмет договора;
- код категории;
- дату прекращения;
- наличие документа-основания;
- регистрацию начала и окончания договора в кадровом учёте.
Распространённая ошибка — договор отражён только как документ начисления или поступления услуг, но не зарегистрирован в кадровом контуре программы. В таком случае сведения могут не попасть в подраздел 1.1 ЕФС-1.
Также необходимо следить, чтобы окончание договора было зарегистрировано своевременно. Если договор продлён дополнительным соглашением, проверьте, как это отражено в 1С и какие сведения должны быть переданы в СФР.
Шаг 8. Выполните встроенную проверку отчёта
После заполнения ЕФС-1 нажмите кнопку «Проверка» или «Проверить».
В зависимости от конфигурации программа может выполнить несколько видов контроля:
- проверку обязательных полей;
- проверку контрольных соотношений;
- форматно-логическую проверку;
- проверку выгрузки;
- проверку через интернет;
- проверку соотношений между разделами.
Все найденные ошибки желательно исправить до отправки. Не следует игнорировать предупреждение только потому, что программа позволяет продолжить выгрузку.
Особенно важны сообщения:
- не заполнен СНИЛС;
- не указан код выполняемой функции;
- неверно указана дата мероприятия;
- отсутствуют сведения о страхователе;
- не определён регистрационный номер;
- нарушена последовательность кадровых событий;
- указан недействующий классификационный код;
- сведения по сотруднику уже передавались;
- невозможно сформировать файл установленного формата.
После исправления исходных данных отчёт лучше перезаполнить. Ручное исправление строки только внутри формы ЕФС-1 может скрыть проблему, но она повторится при следующем формировании отчётности.
Шаг 9. Сделайте тестовую выгрузку файла
Даже если отчёт планируется отправлять непосредственно через сервис «1С-Отчётность», перед отправкой полезно выполнить тестовую выгрузку.
Для этого используйте команду:
Выгрузить → Выгрузить файл
Если программа формирует файл без ошибок, это означает, что структура отчёта прошла внутреннюю проверку 1С. Однако это ещё не гарантирует окончательный приём СФР.
Проверьте дату и время создания файла. Не отправляйте ранее выгруженный XML, если после этого:
- обновлялась программа;
- исправлялись данные сотрудников;
- менялись кадровые документы;
- корректировалась карточка организации;
- устанавливался новый комплект отчётности.
После любых изменений файл необходимо сформировать повторно.
Шаг 10. Проверьте электронную подпись и обмен с СФР
Ошибки могут возникнуть уже после формирования корректного отчёта.
Перед отправкой проверьте:
- срок действия сертификата электронной подписи;
- полномочия владельца сертификата;
- наличие действующей машиночитаемой доверенности;
- настройки криптопровайдера;
- доступность сервиса «1С-Отчётность»;
- подключение к интернету;
- статус регистрации организации у оператора;
- правильность направления обмена с СФР.
Если отчёт подписывает не руководитель организации, необходимо проверить МЧД и полномочия представителя.
Также убедитесь, что на компьютере не остался старый сертификат, который программа выбирает автоматически. При наличии нескольких сертификатов следует проверить, какой из них используется при подписании.
Что делать после отправки ЕФС-1
Отправленный отчёт ещё нельзя считать принятым.
Необходимо дождаться результата обработки и проверить статус документа. В зависимости от этапа обработки в 1С могут отображаться статусы:
- отправлен;
- доставлен;
- принят в обработку;
- принят;
- принят частично;
- не принят.
Если отчёт принят частично, необходимо открыть протокол и определить, по каким сотрудникам обнаружены ошибки.
После исправления данных формируется корректирующая или отменяющая форма — в зависимости от характера ошибки. Не следует повторно отправлять тот же исходный файл без изменений: это может привести к появлению дублей или повторному отказу.
Квитанцию и протокол приёма рекомендуется сохранить в электронном архиве. Именно положительный протокол подтверждает, что обязанность по представлению сведений исполнена.
Краткий чек-лист перед отправкой
Перед отправкой ЕФС-1 проверьте:
- Конфигурация 1С обновлена до релиза с поддержкой формата от 1 июля 2026 года.
- Загружен актуальный комплект регламентированной отчётности.
- Отчёт создан заново после обновления.
- Регистрационные данные организации заполнены без ошибок.
- По всем сотрудникам указаны СНИЛС и персональные данные.
- Заполнены должности и коды выполняемых функций.
- Все кадровые документы проведены правильными датами.
- Начало и окончание договоров ГПХ отражены в кадровом учёте.
- Встроенная проверка 1С не показывает критических ошибок.
- XML-файл сформирован после последних исправлений.
- Электронная подпись и МЧД действуют.
- После отправки получен положительный протокол СФР.
Главное
С 1 июля 2026 года СФР принимает ЕФС-1 в новом электронном формате. Поэтому основная задача перед отправкой — обновить 1С и сформировать отчёт заново уже после установки актуального релиза.
Однако обновление программы не заменяет проверку учётных данных. Даже файл правильного формата может быть отклонён из-за неверного СНИЛС, отсутствующего кода выполняемой функции, неправильной даты кадрового мероприятия или ошибки в регистрационных данных организации.
Лучший способ сдать ЕФС-1 с первого раза — последовательно проверить программу, организацию, сотрудников, кадровые документы, электронную подпись и обязательно дождаться положительного протокола СФР.
