Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка должны будут формироваться по утверждённым электронным форматам и передаваться через оператора информационной системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД. Требование установлено Федеральным законом № 140-ФЗ, а форматы трёх экспедиторских документов утверждены приказом ФНС России от 28 апреля 2026 года № ЕД-1-26/277@.
До 1 сентября осталось немного времени, поэтому сейчас важно не просто обновить 1С, а проверить всю цепочку: программу, электронные подписи, МЧД, оператора ЭПД, контрагентов и сотрудников, которые будут подписывать документы.
Разберёмся, кого затронут изменения и как подготовить работу в 1С.
Какие экспедиторские документы становятся электронными
С 1 сентября в электронный формат переводятся три основных документа:
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка.
ФНС утвердила отдельный электронный формат для каждого из них. Документы формируются в установленной структуре и передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Это уже не ситуация, когда компания могла по своему желанию отправить контрагенту PDF вместо бумажного документа.
Электронный экспедиторский документ становится полноценным структурированным документом, который проходит через оператора ИС ЭПД и государственную систему.
Что такое поручение экспедитору
Поручение экспедитору фиксирует задание клиента транспортно-экспедиционной компании.
В нём отражаются условия работы: сведения о грузе, участниках, маршруте и других параметрах экспедиционной услуги.
По сути, это отправная точка экспедиторской цепочки:
клиент поручает выполнить определённые действия → экспедитор принимает поручение → начинается дальнейшая работа с грузом.
С 1 сентября такой документ должен использовать утверждённый ФНС электронный формат.
Для чего нужна экспедиторская расписка
Экспедиторская расписка подтверждает получение груза экспедитором.
Она особенно важна в ситуациях, когда экспедитор физически принимает товар и с определённого момента отвечает за дальнейшую организацию его перемещения.
Раньше компания могла получить подписанный бумажный документ и передать его в бухгалтерию или логисту.
Теперь процесс становится электронным: документ формируется, подписывается и проходит через систему электронного обмена. Формат электронной экспедиторской расписки также утверждён ФНС.
Что подтверждает складская расписка
Складская расписка используется, когда экспедитор принимает груз на хранение.
Например, товар забрали у клиента, временно разместили на складе экспедитора, а затем он будет отправлен дальше.
Документ подтверждает факт приёмки груза на склад.
С 1 сентября для него тоже применяется специальный электронный формат.
Таким образом, цифровизация касается уже не одного этапа перевозки, а всей цепочки работы с грузом.
Изменения касаются не только транспортных компаний
Одна из распространённых ошибок — считать, что новый порядок касается исключительно перевозчиков.
На практике электронный перевозочный документооборот затрагивает разных участников логистической цепочки. ФНС прямо указывает, что с 1 сентября электронные перевозочные документы становятся обязательными для участников перевозок независимо от сферы деятельности.
Поэтому проверить свои процессы стоит:
- производителям;
- оптовым компаниям;
- дистрибьюторам;
- торговым организациям;
- интернет-магазинам;
- транспортным компаниям;
- экспедиторам;
- компаниям с собственными складами;
- организациям, регулярно привлекающим сторонних перевозчиков и экспедиторов.
Даже если организация сама не занимается перевозками, она может выступать клиентом экспедитора, грузоотправителем или грузополучателем.
Как теперь будет проходить обмен документами
Обмен ЭПД нельзя организовать простой отправкой XML-файла по электронной почте.
Для передачи документов используется оператор ИС ЭПД — информационной системы электронных перевозочных документов.
Упрощённо схема выглядит так:
1С → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД → оператор → другой участник перевозки.
Для перехода ФНС рекомендует получить КЭП руководителя или ИП. Если документы подписывает сотрудник, ему потребуется квалифицированная электронная подпись и машиночитаемая доверенность. После этого организация подключается к аккредитованному оператору ИС ЭПД и предоставляет доступ сотрудникам.
Поэтому просто установить новый релиз 1С недостаточно.
Если нет оператора, подписи или корректно оформленной МЧД, полноценный обмен работать не будет.
Что проверить экспедиторам отдельно
Для транспортно-экспедиционных компаний действует ещё одно важное изменение.
С 1 марта 2026 года работает реестр экспедиторов на национальной цифровой транспортно-логистической платформе «ГосЛог». Действующие экспедиторы должны учитывать требования к включению в этот реестр.
Поэтому перед переходом на электронные экспедиторские документы стоит проверить не только 1С, но и организационную часть:
- включена ли компания в реестр;
- актуальны ли сведения;
- кто отвечает за работу с ЭПД;
- кто имеет право подписывать документы;
- оформлены ли необходимые доверенности.
Если компания одновременно является экспедитором и перевозчиком, сценарий будет ещё сложнее, поскольку могут использоваться сразу несколько видов электронных перевозочных документов.
Как это будет работать в 1С
Для пользователей программ 1С основной вариант работы — сервис 1С-ЭПД.
Он позволяет организовать обмен перевозочными документами непосредственно из привычной информационной системы. В линейке 1С поддерживаются электронные перевозочные документы, а функциональность по новым экспедиторским форматам добавляется в актуальные версии типовых решений.
На 18 августа 2026 года поддержка новых экспедиторских документов ещё продолжает появляться в релизах отдельных конфигураций.
Например, в мониторе законодательства 1С для 1С:УНФ поддержка запланирована в ветке 3.0.14. на 28 августа 2026 года, а для 1С:Управления торговлей 11 — в версии 11.5.27. также на 28 августа. Сроки и номера релизов следует дополнительно проверять непосредственно перед обновлением, поскольку планы выпуска могут корректироваться.
Это важный момент: если ваша рабочая база давно не обновлялась, нужных документов в ней может просто не быть.
Шаг 1. Определите, участвуете ли вы в экспедировании
Сначала не нужно открывать настройки 1С.
Нужно понять бизнес-процесс.
Ответьте на несколько вопросов:
Используете ли вы транспортно-экспедиционные услуги?
Передаётся ли груз экспедитору?
Принимает ли экспедитор товар на свой склад?
Кто оформляет поручение экспедитору?
Кто подписывает документы от вашей компании?
Есть ли собственная транспортная служба?
После этого станет понятно, какие именно ЭПД потребуются.
Не каждой компании понадобятся все три экспедиторских документа одновременно.
Шаг 2. Проверьте версию 1С
Перед началом работы откройте:
О программе
и посмотрите:
- версию платформы;
- название конфигурации;
- номер релиза;
- наличие расширений;
- используемый сервис ЭДО.
Затем сравните релиз с актуальной информацией в мониторе законодательства 1С.
Особенно внимательно нужно обновлять доработанные базы.
Если в конфигурации изменялись документы реализации, доставки, заказы клиентов, складские операции или интеграции с перевозчиками, обновление лучше сначала выполнить на тестовой копии.
Шаг 3. Подключите оператора ИС ЭПД
Обычный оператор ЭДО и оператор ИС ЭПД — не всегда одно и то же в части транспортного обмена.
Организации необходимо подключиться к аккредитованному оператору, который обеспечивает передачу документов участникам перевозки и в ГИС ЭПД. Перечень аккредитованных операторов публикует Минтранс.
Если компания уже работает с 1С-ЭПД, нужно проверить действующее подключение и доступность новых типов документов после выхода соответствующего обновления.
Шаг 4. Проверьте КЭП и МЧД
Следующая типовая проблема — документы в программе сформированы, но подписать их некому.
Если документ подписывает руководитель или ИП, используется его квалифицированная электронная подпись.
Если подписывает сотрудник, ФНС указывает на необходимость КЭП сотрудника и машиночитаемой доверенности.
Заранее проверьте:
- срок действия сертификата;
- доступность закрытого ключа;
- корректность КриптоПро;
- МЧД;
- полномочия представителя;
- настройки сертификата в 1С;
- рабочее место сотрудника.
Лучше обнаружить проблему сейчас, а не во время первой реальной отгрузки в сентябре.
Шаг 5. Проверьте справочники в 1С
Электронный документ гораздо чувствительнее к качеству данных, чем привычная бумажная форма.
Необходимо проверить:
- наименования организаций;
- ИНН и КПП;
- адреса;
- данные контрагентов;
- сведения о грузоотправителе и грузополучателе;
- склады;
- договоры;
- номенклатуру;
- сведения о грузе;
- сотрудников и подписантов.
Если раньше ошибку в названии склада можно было вручную поправить на распечатанной форме, в структурированном ЭПД данные автоматически попадают в электронный файл.
Поэтому переход на ЭПД — хороший повод привести справочники в порядок.
Шаг 6. Проведите тестовый обмен до 1 сентября
Не стоит делать первой проверкой реальную срочную отправку.
После обновления 1С рекомендуется протестировать полный сценарий:
- Создать документ.
- Проверить его заполнение.
- Подписать КЭП.
- Отправить через оператора.
- Убедиться, что документ прошёл проверки.
- Получить ответ или подпись второй стороны.
- Проверить статус в 1С.
- Посмотреть, как документ будет искать бухгалтер или логист.
ФНС рекомендует переходить на технологию заранее именно для того, чтобы организации успели протестировать работу до обязательного применения.
Что может пойти не так после 1 сентября
В 1С нет нужного документа
Наиболее вероятная причина — старый релиз конфигурации.
Сначала нужно проверить актуальность версии и статус поддержки новых форматов в мониторе законодательства 1С.
Документ сформировался, но не отправляется
Проверьте подключение к оператору ИС ЭПД, сертификат и настройки обмена.
Сотрудник не может подписать документ
Возможны проблемы с КЭП, МЧД или полномочиями представителя.
Контрагент не готов к обмену
До начала реальной работы стоит отдельно согласовать схему взаимодействия с перевозчиком или экспедитором: кто создаёт документ, кто подписывает следующий титул и через какого оператора работает.
Данные не проходят проверку
Причиной могут быть неверные реквизиты организации, контрагента, груза или других участников перевозки.
Можно ли после 1 сентября оставить бумажные документы
Общее правило — обязательный электронный формат.
Однако законодательством предусмотрены отдельные исключения, при которых допускается оформление документов на бумаге. Минтранс определяет соответствующие случаи; среди предусмотренных ситуаций есть отдельные технические и инфраструктурные ограничения.
Рассчитывать на исключение как на постоянную схему работы не стоит.
Для большинства обычных коммерческих перевозок компанию нужно готовить именно к электронному обмену.
Чек-лист подготовки 1С к 1 сентября
До начала обязательного применения проверьте:
- актуальность релиза 1С;
- поддержку электронных экспедиторских документов;
- подключение к 1С-ЭПД или другому оператору ИС ЭПД;
- КЭП руководителя;
- КЭП сотрудников;
- действующие МЧД;
- полномочия подписантов;
- карточки организаций;
- реквизиты контрагентов;
- склады и адреса;
- схему работы с перевозчиком и экспедитором;
- регистрацию экспедитора в «ГосЛог», если это относится к вашей компании;
- тестовое создание документа;
- его подписание;
- отправку и получение статусов.
Почему подготовку лучше закончить до последней недели августа
Переход на ЭПД — это не обычное обновление печатной формы.
Меняется сам процесс работы.
В нём одновременно участвуют:
1С → сотрудники → электронные подписи → МЧД → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД → контрагенты.
Если хотя бы одно звено не настроено, документ может остановиться.
При этом часть необходимых обновлений 1С выходит непосредственно в конце августа, поэтому у компаний останется небольшой промежуток для установки релиза и тестирования перед 1 сентября.
Специалисты «Экспресс АйТи» помогут проверить готовность базы, обновить 1С, настроить 1С-ЭПД, проверить сертификаты и МЧД, подготовить пользователей и провести тестовый обмен до перехода на обязательные электронные документы.
Главная задача сейчас — не просто поставить обновление, а убедиться, что вся цепочка обмена работает от создания документа в 1С до его получения другой стороной.
