Главный вопрос для пользователя 1С звучит просто: как понять, готова ли база к ЭПД, или в самый неподходящий момент документ не получится оформить и подписать?
Разберем по шагам.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
ЭПД — это электронные перевозочные документы, которые оформляются в утвержденном формате, подписываются электронной подписью и передаются через оператора ИС ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
С 1 сентября 2026 года в электронный формат переводятся транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, а также ряд документов для железнодорожных и авиационных перевозок. ФНС указывает, что для перехода нужно использовать сервис аккредитованного оператора ИС ЭПД, который передает документы между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.
Для пользователей 1С это означает: мало просто «иметь ЭДО у бухгалтера». Нужно проверить, может ли ваша конкретная база 1С создавать, получать, подписывать и отправлять именно перевозочные документы.
Кому нужно проверять готовность 1С
Проверка нужна, если компания:
- отгружает товар покупателям с доставкой;
- заказывает перевозку у транспортной компании;
- работает с экспедитором;
- принимает товар по транспортным документам;
- оформляет транспортные накладные;
- перевозит продукцию между складами с привлечением перевозчика;
- продает маркированные товары, где приемка и отгрузка связаны с ЭДО;
- использует собственную доставку в B2B-сделках.
Даже если компания не является перевозчиком, она может быть грузоотправителем или грузополучателем. В этом случае документы все равно проходят через вашу сторону, и сотрудникам придется подтверждать этапы перевозки.
Отдельно стоит проверить путевые листы. 1С указывает, что электронный путевой лист обязателен с 01.09.2026 при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции, а ЭТрН и электронный заказ-заявка поддерживаются в 1С-ЭПД.
Признак 1. Ваша конфигурация 1С поддерживает ЭПД
Первый шаг — узнать, какая программа используется: 1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ, 1С:Розница, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация или 1С.
Версию можно посмотреть в 1С:
Сервис и настройки → О программе
Важно проверить не только название конфигурации, но и релиз. Старые версии могут не поддерживать нужные формы, титулы или обмены.
1С пишет, что в программах 1С:Бухгалтерия можно создавать электронный заказ-заявку на основании документов «Реализация товаров и услуг» и «Счет покупателям», а затем на основании ЭЗЗ формировать ЭТрН. Для 1С, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация доступно создание ЭТрН на основании реализации.
Если у вас 1С:УНФ или 1С:Розница, тема тоже актуальна: 3 сентября 2026 года 1С выпустила материалы по началу работы с ЭПД в этих конфигурациях — от подготовки программы до оформления первой перевозки, создания электронного заказа-заявки и движения титулов ЭТрН.
Признак 2. Подключен оператор ИС ЭПД
Обычный ЭДО и ЭПД — не одно и то же. Документы по перевозке должны идти через оператора ИС ЭПД, который аккредитован Минтрансом.
ФНС прямо указывает: самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД не нужно. Компания работает в сервисе оператора ИС ЭПД, а оператор автоматически передает документы в государственную систему.
Что проверить:
- есть ли у вашей организации договор с оператором ИС ЭПД;
- поддерживает ли ваш оператор нужные перевозочные документы;
- настроена ли учетная запись в 1С;
- видите ли вы входящие и исходящие ЭПД;
- есть ли роуминг с контрагентами;
- кто будет отвечать за ошибки обмена.
Если ЭДО установлен только у бухгалтера, а транспортные документы оформляет склад или логист, процесс нужно перестраивать. Иначе документ физически будет нужен кладовщику, а доступ к подписанию будет только у бухгалтерии.
Признак 3. Настроены КЭП и МЧД для ответственных сотрудников
ЭПД подписываются электронной подписью. Если документ подписывает руководитель или ИП, используется его КЭП. Если подписывает сотрудник — например кладовщик, логист, диспетчер или бухгалтер, — нужна КЭП физлица и машиночитаемая доверенность, которая подтверждает полномочия сотрудника. Такой порядок указывает ФНС в алгоритме перехода на ЭПД.
Проверьте заранее:
- у кого есть действующая электронная подпись;
- кто реально будет подписывать титулы ЭПД;
- оформлена ли МЧД;
- видит ли 1С сертификат;
- правильно ли настроены права пользователя;
- может ли сотрудник подписать тестовый документ.
Типовая ошибка: компания подключила ЭПД, но не определила, кто подписывает документы. В итоге документ создан, но зависает на этапе подписи.
Признак 4. В 1С понятны роли участников перевозки
В ЭПД важно не только заполнить документ, но и правильно определить роль компании. В одной перевозке могут участвовать грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор, лицо, выполняющее погрузку, и лицо, выполняющее выгрузку.
1С отдельно разбирает, какие электронные документы оформляет участник перевозки в зависимости от своей роли. Например, грузоотправитель может формировать титул электронного заказа-заявки, титул электронной транспортной накладной и электронное поручение экспедитору.
Перед запуском нужно описать реальный процесс:
- кто создает заказ на перевозку;
- кто оформляет ЭТрН;
- кто подписывает погрузку;
- кто подтверждает приемку;
- кто вносит замечания;
- кто закрывает перевозку;
- где хранится подтверждение завершения.
Если этот порядок не прописан, сотрудники будут спорить не с 1С, а между собой: кто должен нажать кнопку и в какой момент.
Признак 5. Проведен тестовый обмен
Готовность к ЭПД нельзя проверить только словами «у нас все подключено». Нужен тестовый сценарий.
Минимально стоит пройти такой путь:
- Создать реализацию или заказ покупателя.
- Сформировать электронный заказ-заявку или ЭТрН.
- Заполнить сведения о грузе, адресах, перевозчике и транспорте.
- Подписать первый титул.
- Отправить документ контрагенту.
- Получить ответный титул.
- Проверить статус документа.
- Завершить перевозку.
- Убедиться, что документ ушел в ГИС ЭПД.
1С указывает, что у сервиса 1С-ЭПД есть демонстрационный режим, который можно использовать для тестирования и отладки бизнес-процессов перед полным переходом.
Это особенно полезно, если компания только начинает работать с электронными перевозочными документами и не хочет проверять процесс на реальной отгрузке.
Признак 6. Сотрудники знают, где работать с ЭПД
Если раньше транспортную накладную печатали на бумаге и передавали водителю, теперь процесс меняется. Документ живет в электронном виде, подписывается по титульной схеме и проходит через участников перевозки.
Поэтому нужно обучить не только бухгалтера. В работе могут участвовать:
- менеджер по продажам;
- кладовщик;
- логист;
- водитель;
- бухгалтер;
- руководитель;
- ответственный за ЭДО.
1С также указывает, что мобильное приложение 1С-ЭПД предназначено для работы с электронными перевозочными документами со смартфона или планшета, а в мобильном приложении доступны электронная транспортная накладная и электронный путевой лист. Подписывать отдельные титулы могут, например, механики, медики и водители.
Если водитель или кладовщик участвует в процессе, стоит заранее проверить, как он будет получать доступ: через рабочий компьютер, мобильное приложение или другое рабочее место.
Что будет, если 1С не готова
Самая неприятная ситуация — товар уже отгружается, машина стоит у склада, а документ не получается оформить или подписать.
Причины могут быть разные:
- старая версия 1С;
- не подключен оператор ИС ЭПД;
- не настроена организация;
- нет МЧД;
- истек сертификат подписи;
- нет прав у пользователя;
- контрагент не готов к обмену;
- в документе не заполнены обязательные реквизиты;
- ошибка в ИНН, адресе, данных перевозчика или груза.
Переходный период не стоит воспринимать как отмену обязанности. В методических материалах 1С отдельно указано: обязательный переход начинается с 1 сентября 2026 года, а период до 1 марта 2027 года касается порядка контроля на дороге и не отменяет необходимость применять ЭПД.
Короткий чек-лист готовности
Ваша 1С готова к ЭПД, если:
- конфигурация обновлена до актуального релиза;
- подключен сервис 1С-ЭПД или другой оператор ИС ЭПД;
- организация настроена для обмена;
- ответственные сотрудники имеют КЭП;
- для сотрудников оформлены МЧД;
- настроены права пользователей;
- известны роли в перевозке;
- в 1С корректно заполнены контрагенты, адреса, склады, транспорт и грузы;
- можно создать ЭЗЗ или ЭТрН;
- документ подписывается и отправляется;
- входящие титулы принимаются и обрабатываются;
- проведен тестовый сценарий от создания документа до завершения перевозки.
Главное
ЭПД с 1 сентября — это не просто новая кнопка в 1С. Это изменение всего процесса перевозки: от создания документа до подписания участниками и передачи данных в ГИС ЭПД.
Если компания работает с доставкой, перевозчиками, экспедиторами или принимает товары по транспортным документам, нужно проверить не только обновление базы, но и подписи, МЧД, права сотрудников, оператора ЭПД и готовность контрагентов.
Лучше провести тестовую перевозку заранее, чем разбираться с настройками в момент реальной отгрузки.
